Den undermedvetna kommunikationen

Vi människor är snabba på att bedöma människor utifrån yttre attribut men det är inte alltid vi själva är medvetna om det. Våra förutfattade meningarna om människor tar vi med oss och genomsyrar vår kommunikation. Konflikter och missförstånd uppstår lätt. Som kommunikatör bör man vara medveten om dessa psykologiska aspekter när man kommunicerar med människor.

Förra veckan var jag som sagt på Kunskapsdagarna. Föreläsningen som, på pappret, verkade mest intressant var den som handlade om de 7 kommunikationssynderna. Retorikern Gabrielle Salander höll den föreläsningen. Med utgångspunkt ur psykologin listade hon 7 klassiska fel man gör när man kommunicerar. Dessa kommunikationssynder hon pratar om kan man använda generellt i all kommunikation man gör när man träffar och interagerar med människor. Utifrån dessa punkter tror jag att man kan förbättra sig i sin yrkesroll och därmed bli en bättre kommunikatör.

1. Döma & nedvärdera – Man sätter en negativ stämpel på personer som fungerar som ett filter. Kommunikationen man har med den personen baseras på den stämpel man gett personen.
2. Vara vag och diffus – Inte är tydlig med VAD som ska göras. Man har inte tänkt igenom VAD man vill, VARFÖR man vill det och HUR man ska gå tillväga för att genomföra uppgiften. Just frågan HUR är viktig men glöms lätt bort. Vet man HUR man ska genomföra något är man mer benägen att göra det.
3. Hinta och pika – Att förmedla en negativ känsla på ett indirekt sätt. Vi människor har en tendens att antingen fly eller gå in i kampen. Att hinta och pika är något mitt emellan dessa två. Man vill framföra sitt missnöje men man vill eller vågar inte förolämpa någon öppet och ta konflikten.
4. Att skylla ifrån sig – En klassiker som de flesta säkert har använt sig av. Istället för att skylla ifrån sig bör man fundera på hur man ska göra för att det inte ska hända igen. Och självklart, BE OM URSÄKT när du har tabbat det.
5. Klaga och gnälla – Man påpekar det uppenbara utan att presentera lösningen. Personer som klagar kan man vända till en resurs. De som gnäller är fantastiska personer att bolla idéer med för de upptäcker direkt alla fel och brister i de idéer du lägger fram. Det bästa är väl om någon inom organisationen påpekar felen innan produkten, tjänsten, eller vad det nu kan vara, släpps till allmänheten?
6. Tankeläsa – Man läser in och tolkar saker, som kroppsspråk, tal och beteende. Exempelvis om en person inte ser dig i ögonen kan du tolka det som att personen är ointresserad av vad du säger. I verkligheten kan det vara för att personen är nervös. Ett leende betyder inte alltid att personen är glad heller. Alla tolkningar du gör skapar känslor. Utifrån dessa känslor kan falska anklagelser uppstå. Att gissa fel utifrån sina egna tolkningar är riskfyllt och konflikter kan lätt uppstå. Här är det viktigt att stanna upp och fundera på VILKA BEVIS du har som stödjer dina tolkningar.
7. Skicka dubbla budskap – Man säger en sak men gör en annan. Man vet inte vad man vill.

Vilken av dessa bör man tänka på mest som kommunikatör? Alla skulle jag vilja säga. Som kommunikatör kommer du att befinna dig i olika situationer som kräver kommunikation i någon form. Oavsett om du sitter framför datorn och skriver texter, står på en scen och presenterar något eller nätverkar och träffar människor.

Våga ha ett öppet sinne!

Det sociala företaget – framgång i en ny tid

Mängden av sociala verktyg för att nå ut översköljer marknaden. Vilket av alla sociala medier som passar företagen varierar. Att använda och hantera de olika verktygen kan i framtiden kanske vara skillnaden mellan att vinna eller försvinna för företag. Att snabbt kunna bemöta kritik på nätet blir allt viktigare för att vårda och stärka varumärket.

I veckan var jag på några seminarier som arrangerades av Kunskapsdagarna. Jag tycker det är jättekul att få komma iväg från jobbet och lära mig mer om intressanta saker som jag kan ha nytta av i mitt yrkesliv. Ett av seminarierna jag gick på handlade om hur företag använder sig av sociala medier och varför vissa blir framgångsrikare än andra på detta.

Peter Baeza från IHM Business School i Göeborg, föreläste om hur företag kan använda sig av sociala medier på ett effektivt sätt. Konkreta förslag på hur företag hanterat kritik i sociala medier togs också upp.

De företag som lyckas använda sig av sociala medier, oavsett vilket det är, kan identifieras ha ett par egenskaper som gör de så framgångsrika med dessa verktyg i sin verksamhet. Man måste vara ifrågasättande genom att ställa frågor som "Varför?". Att vara närvarande i sociala medier och nätverka är en annan egenskap. Givetvis måste man även våga experimentera med de verktyg som finns för att se om de passar det egna företag. Istället för att forma sig efter verktyget ser man till att verktyget formas efter företaget.

Ett exempel som lyftes var arrangörerna bakom Dreamforce, ett Cloud Computing Indystry Event för IT-folk där mängder av människor från hela världen deltog. Istället för att deltagarna åkte till eventet, deltog, lyssnade på föredrag och sedan åkte hem, hade man skapat en social arena på hemsidan. Här kunde deltagarna gå in långt innan evenemanget startade och söka upp andra personer med liknande intressen och föra intressanta diskussioner. En del bestämde även träff under eventdagarna. Hur svårt hade det varit att träffa rätt personer och föra dialoger med dessa om inte möjlighet att kommunicera innan eventet funnits? Under eventdagar har man inte den tid eller möjlighet att mingla runt och försöka träffa den där personen som du skulle kunna ha mycket utbyte med. Med 10 000-tals deltagare torde det vara som att försöka hitta en nål i en höstack...

I det här fallet lever eventet vidare även efter att besökarna åkt hem. Man kan prata om eventet, följa upp föredrag, diskutera gemensamma ämnen och vårda de kontakter man fått under eventet.

Just den här biten speglar de fördelar man kan ha av sociala medier. Tänk vilken fantastisk snackis eventet blir och vad mycket gratisreklam man får!

Bakåtsträvarna
Företag som är motsträviga till att verka på internet riskerar att förlora mycket, både förtroendekapital och ett skadat varumärke. Ett exempel på företag som, till en början inte alls var intresserad av att finnas i sociala medier på nätet, är datortillverkaren Dell. Deras policy var att aldrig uttala sig om saker som sades på internet. De som fick göra det var ett fåtal utvalda chefer. Begreppet "Dell hell" myntades 2005 när teknikbloggaren Jeff Jarvis hade problem med sin Dell-dator och inte fick tag i kundtjänst. Givetvis bloggade han om det och hans kritik fick stor genomslagskraft. Med den policy Dell hade då vägrade de helt enkelt att bemöta kritiken som uppstod, svårigheten att få supporthjälp. Ett år senare lyckades en person ta kort när en Dell-dator började brinna på grund av ett trasigt batteri. (Nu var det ett annat företag som tillverkade batteriet men det satt i en Dell-dator.) Nyheten spreds och hamnade som en toppnyhet på tv-nyheterna. Inte heller nu valde Dell att kommentera ärendet via sociala medier. Hur många representanter från Dell ser du i detta inslag...?

Tre år senare, 2009 rankades Dell som det näst bästa företaget när det gällde engagemanget i sociala medier. Vad hade hänt? Jo, Dells VD hade helt enkelt ifrågasatt företagets tidigare policy. ”Varför hjälper vi inte bloggare med supportfrågor?” En enkel fråga från en högt uppsatt chef räckte för att företaget skulle vända och se sociala meider som något positivt som de kunde använda sig av. Här funderade Dell helt enkelt på vilka sociala medier de kunde använda sig av för att nå ut till sina kunder. Idag twittar kundtjänst med kunderna och är aktiv i flera andra sociala nätverk.

Alla företag kanske inte MÅSTE finnas i olika sociala medier. I det lilla företaget kanske det räcker att ha en hemsida och mail. Det viktigaste är att undersöka vilka FÖRDELAR man som företag kan ha av de sociala medierna samt undersöka om det pratas om företaget och i så fall i vilka kanaler? Att finnas i sociala nätverk som Twitter och Facebook för att ”alla andra gör det” är helt meningslöst. Vet du inte hur du ska hantera verktyget eller har resurser avsatta till det, LÅT BLI! Vänta tills tiden är mogen för dig och ditt företag.

Tillgänglighet på webben – hur anpassad är din hemsida?

Att bygga hemsidor och fylla med text och bild har blivit allt lättare med åren. Att försöka sticka ut och konkurrera om surfarna med den flashigaste, mest lättnavigerade och överskådliga hemsidan blir allt vanligare. Hur många stannar upp och reflekterar över om alla verkligen kan ta del av just DIN hemsida? Hur tillgänglig är din webbplats utifrån de funktionshindrades perspektiv?

Vi har kommit långt fram vad gäller webbutvecklingen. Min första hemsida tog drygt 3 månader att göra och den byggde jag enbart med HTML-koder utan någon som helst erfarenhet av internet. Det var innan publiceringsverktygen fanns och det var lite knivigare att få till en snygg sida, med alla funktioner man ville ha. I dag går det snabbare och är mycket lättare att skapa hemsidor med alla publiceringsverktyg som finns att tillgå. Småföretagen har ytterligare en arena att marknadsföra sig på och det är lättare att ta del av information från statliga och kommunala myndigheter.

Att arbeta inom den offentliga sektorn ställer höga krav som webbredaktör. Man behöver veta vad tillgänglighet på webben innebär. Då menar jag inte i första hand struktur och grafiken på webbplatsen som visar hur användarvänlig en sida är, även om den spelar in. Nu pratar jag att anpassa en webbplats så personer med någon form av funktionsnedsättning ska kunna navigera runt och ta del av det som publiceras på webbplatsen.

För drygt två år sedan var jag på ett seminarium om tillgänglighet på webben utifrån universitet/högskoleperspektivet. Seminariet arrangerades av etu AB där vi fick en inblick i hur en synskadad person navigerar runt på webbplatser. Förutom det fick vi även tips på vad man bör tänka på när man skriver texter. Allt från att undvika VERSALER och kursiv stil i texter, att komma ihåg att skriva beskrivande texter till bilder och att informera när länkar öppnas upp i nytt fönster till att tänka på struktur, och navigering på sidorna. Allt det här visste jag sedan tidigare i och med mina tidigare erfarenheter och utbildningar.

Vad jag däremot inte visste och som jag tog med mig var hur synskadade navigerar runt på sidan och vikten av att rubriker måste kodas som rubriker. Nu är jag inte helt säker på att det jag skriver är helt korrekt, de bygger från minnen skapade 2009... Om det är någon som läser och anser att jag är helt ute och cyklar får ni gärna rätta mig.

Om man ska förklara hur synskadade navigerar runt på sidan måste man gå in på HTML-nivå. Jag kommer bara att förklara vikten av att koda rubriker rätt, men själva principen är densamma, tror jag. Rubriker måste vara kodade på ett visst sätt för att de program som synskadade använder för att navigera runt på webbplatser ska kunna hitta och identifiera rubriker. Med ett publiceringsverktyg behöver man inte tänka på kodningen, den läggs till automatiskt när du väljer vilken rubrik du vill använda dig av, huvudrubrik, underrubrik, styckerubrik osv. När du kommer till en sida scannar du automatiskt över sidan och läser rubrikerna. En synskadad har inte samma möjlighet. Vill man att programmet ska läsa upp rubrikerna fungerar det inte om rubrikerna är exempelvis fetmarkerade. Man kan heller inte välja att hoppa till ett specifikt stycke utan tvingas att läsa uppifrån och ner utan att veta vad texten handlar om. Tänk vad jobbigt det skulle vara att läsa en text utan att ha scannat av den först!

Många företag, kommuner, organisationer och landsting har kommit långt fram i utvecklingen av tillgängliga hemsidor. Jättebra tycker jag! Men hur ser det ut bland de privata aktörerna? Är deras sidor tillgängliga för funktionshindrade eller stängs de ute helt från den privata marknaden?

" Funktionshindrade är ingen specifik målgrupp, de finns i alla målgrupper!"

Frågan är hur tillgänglig den här sidan är.... :-P

Tips

För dig som vill läsa mer om tillgänglighet på webben:

http://www.handisam.se/

http://www.eutveckling.se/riktlinjer/webb

Hur får man en användarvänlig hemsida? Ja, det kanske jag tar upp längre fram…

Det professionella framförandet – teknisk eller personlig?

Vid olika typer av muntliga presentationer använder sig många av Powerpoint, även jag. Men hur lätt är det inte att förlora sig i alla tekniska effekter powerpoint erbjuder? Vem har inte stött på en avancerad presentation där det enda man minns är alla bilder och ljudeffekter? Hur många har inte nickat till inför den intetsägande presentationen med vit bakgrund och massor med text?

Många jobbannonser som jag kommer över när det gäller jobb som informatör, marknadsassistent, marknadskoordinator etc, har man specificerat i arbetsuppgifterna att man ska skapa presentationer till andra eller att man själv ska hålla i presentationer. Visst är det bra att tydliggöra att man ska hålla eller göra presentationer. Men hur ofta kvalitetssäkrar företaget de presentationer man ska hålla? Visst, det finns kanske en mall hur en powerpoint presentation ska se ut vad gäller textstorlek och grafisk mall. Men sen då? Vilka effekter får man/får man inte använda sig av och hur ska man som föreläsare agera med röst och kroppsspråket?

Jag har själv läst en kurs som heter just presentationstekniker, där vi bland annat fick träna oss i muntligt framträdande, så jag vet vilka fällor man ska undvika. Jag vet hur man ska bygga upp en bra presentation, hur man bör inleda, att man måste sammanfatta och upprepa. Tyvärr märker man att många inte har kunskapen i hur man lägger upp en bra presentation, eller för den del hur man ska uppträda.

Liksom många andra är jag inte direkt överförtjust i att presentera något inför en grupp människor. De allra flesta människorna som håller presentationer är nog mer eller mindre nervösa. Även om jag ogillar att hålla presentationer är det samtidigt en utmaning eftersom jag lägger ner mer tid och på så sätt får till en bättre presentation. Att vara riktigt förberedd är det viktigaste för mig. Förutom att lägga tid på att få en snygg presentation övar jag säkert 1-2 timmar på min presentation, även om den bara är 5-10 minuter lång. Dessutom är det bra att vara lite nervös, man skärper till sig då.

Efter att ha deltagit i mängder av föreläsningar, seminarier, företagsdragningar, kick offer och möten, kan jag konstatera att många förlitar sig till tekniken snarare än sig själv. En presentation är så mycket mer än bara en powerpoint. Vilket röstläge du har, hur du gestikulerar med händerna, ögonkontakten med publiken. Beroende på vad du föreläser om kan det vara värt att tänka ett varv till kring presentationer. Om du ska hålla ett föredrag om vilka blommor som lämpar sig bäst i vilket rum, varför inte ta med och visa? Börjar du föreläsa precis efter lunch kanske den obligatoriska matkoman har slagit till. Varför inte göra något helt oväntat? Dra fram en trumpet och spela en fanfar, eller sätt på en clownnäsa och börja jonglera. DET väcker åhörarens intresse oavsett vad du ska föreläsa om!

Att lägga mer tid på att få till en snygg presentation än att få fram budskapet är rent ut sagt idiotiskt. Lika idiotiskt är det att inte förbereda sig. En föreläsare som helt missat vilket målgrupp han eller hon ska föreläsa för, är ointressant oavsett hur bra presentationen är.

Det värsta som finns är att lyssna på en föreläsare som gömmer sig bakom tekniken. Kom ihåg att det är en skillnad mellan att gömma sig bakom tekniken och att utnyttja den!